时间管理

有意义的生命其实与速度或效率没有必然关系，重要的是，我们做了哪些事情，我们为什么做这些事情，而不是完工的速度。

- Stephen R. Covey (史蒂芬·柯维)

每个人都知道时间管理非常重要，但这只是一个模糊的观念。如果你无法完全掌握时间，不妨先听听管理大师的建议。

「忘掉墙上的时钟、提高做事效率，并不表示你就做了时间的主人。找到心中的罗盘、探索真心所愿，才能创造均衡圆满的人生。」关注自我成长议题的史蒂芬·柯维（Stephen R. Covey）在《与时间有约》（First Things First Time）一书，曾有以上这么一段话。

遵循「自然法则」，找到有意义的事情

柯维主张，我们可以采取行动，却无法决定后果，因为控制权操之余「自然法则」，与传统标榜效率与技巧的时间管理大异其趣。

自然法则又称农场法则，在农业上，耕作时序与收获多寡深受自然法则的影响，假使春天不耕、夏天不耘，惰于翻土、浇水、除草、驱虫，绝对无法秋收与冬藏。也就是说，社会体系中抄近路或急就章也许可以达成目标，不过，在农耕的自然体系，「临时抱佛脚」绝对行不通。

自然体系建构在「原则」上，深入探讨时间管理时，除了速成的技巧（做这件事情的方法）之外，最好还要了解自然法则（做这件事情究竟对不对）。而想要遵循自然法则，则必须放下各种速成的时间管理工具，愿意检视自己的生活、不断内省、倾听内心的声音、有了深刻的自觉之后，再将时间花费在生命中最重要的事情上。如此一来，任何时间管理的工具才会符合内在的罗盘。体认自然原则的存在，方能发挥时间管理的极致。

因此，柯维以自然原则为核心说明如果探究时间管理的内在时，有意义的生命其实与速度或效率没有必然关系，重要的是，我们做了哪些事情，我们为什么做这些事情，而不是完工的速度。

（点击查看大图）

把事情分成4类，做好「第二象限管理」

「人生最重要的是有目标及达到目标的决心。重要之事绝不可受芝麻绿豆小事牵绊。」经常被突发的事件打乱的经理人，或许对于德国文学家歌德（Goethe）的这句话心有戚戚焉。那么，要如何精进时间管理？柯维提出时间的管理矩阵，采用「急迫」「重要」做为两轴的指标。（参见上方图标）在这个标准下，所有工作都可分为4类：「第一类：急迫又重要」「第二类：不急迫但重要」「第三类：急迫但不重要」与「第四类：不急迫也不重要」。所谓「急迫」，是指「是否必须立刻处理」；而「重要」，则是指「能否达成自己的人生目的与使命」，唯有专注重要的事，避免老是陷于急迫的事，才能让自己朝着想要的方向前进。

然而，在日常工作中，我们往往被「重要且急迫」与「急迫却不重要」的事情困住；位于第二象限「重要但不急迫」的事情（例如亲情、健康），通常需要我们花费长时间经营，却最容易被我们忽略。

要让时间回归自己控制，就必须减少第三与第四类工作，节制第一类工作，保留更多时间在第二类工作上，才能让时间管理拥有余裕。

柯维主张，每个人都应该做好「第二象限时间管理」，也就是做好「重要但不急迫」的管理，提升这些事项的重要性。如果能以每星期30分钟做好这个象限的步骤拟定，就能让我们脱离时钟指针的摆布，找到生命的罗盘。

那么，要如何找到生命的罗盘？试试看用以下步骤，每星期花个30分钟，为下一个星期安排行程：

步骤一：与使命连结

「使命」是时间管理的基础，这不仅是一星期的生活，同时也反映了我们对于人生的态度，与整个人生的看法。对于想探索时间管理深层意义的人，柯维建议不妨思索自己最在意的是什么？人生意义何在？不同于速成的时间管理技巧，而是从使命探讨生命的本质。

柯维建议我们不妨自问：

1. 生命中，最重要的事情是什么？
2. 人生的意义何在？
3. 我希望成为什么或是完成什么？

如果不太习惯思考这样的问题，不妨换个方式这么问：

1. 我觉得人生中最重要的3件事情是什么？
2. 我的长期目标是什么？
3. 我觉得人生中最重要的人际关系是什么？
4. 在我的一生中最希望自己有什么贡献？
5. 我最想得到的感受是什么？
6. 假使我只剩6个月的生命，这星期我要做些什么事情？

步骤二：认清角色

你可能是妻子的先生、女儿的爸爸、母亲的儿子、公司的高阶经理人、学校的家长会长、慈善团体的义工，认清自己有这么多个角色定义，将有助于对人生的圆满有更多的整体观，知道时间管理有助于角色的动态平衡。同时，角色的定义也正能凸显出「重要但不紧急」的范围。

此外，每个人最好找到一个扮演好其他角色的基础，也是每个人共同都有的，柯维称其为「利器」，包括了生理（例如运动）、社会情感（例如亲情）、心智（例如阅读）、心灵（例如冥想）4个层面，这并非立刻能立竿见影，而是我们必须投资心力、时间，以扮演好其他角色的基础。

步骤三：认定目标

接下来可以思索，这一星期当我扮演每一种角色时，可以做哪件事情以产生最大的效果？接着填写一周计划表的目标栏，最好限定在一、两个最重要的目标。填好之后，可以进一步思索以下的问题：

1. 如果我在下星期完成这些目标，会有什么结果？
2. 我对我自己的生活会有什么不同的感受？
3. 如果我只完成了部分目标，会有什么结果？
4. 这会对我的人生产生积极的影响吗？
5. 如果我持续每星期都这么做的话，会有什么结果吗？
6. 我会比现在过得更好吗？

步骤四：做好周计划

一个矿泉水瓶如果先放进了许多的小石头、沙子和水，就无法放入大石头。反之，如果先放进几块大石头，再依序放入小石头、沙子和水，还能填满大石头之间的空隙。

如果我们的观念是做得愈多愈好，但是做的都不是最重要的事情（小石头），做再多也没有意义，生命中最重要的事情才是当务之急。

因此，我们应该将占满时间的「重要且紧迫」与「急迫却不重要」为重心的生活，逐渐移往「重要但不急迫」的第二象限。

做好周计划之后，不妨思索：

1. 做完计划之后，我对这样的一周生活有何感受吗？
2. 如果我每星期都计划好每一种角色的「重要但不急迫」的目标，而且确实执行，对生活会发生什么影响？
3. 我是否认同「先放大石头」的道理？这个道理如何帮助我完成重要的事情？
3. 我是否认同「先放大石头」的道理？这个道理如何帮助我完成重要的事情？

步骤五：实践诚信原则

诚信原则就是以自信泰然的心态将使命投注于每一刻。如果每天一开始，先做以下3件事情，便能在面临抉择时，更能省思内在的罗盘：

1. 省思一天的生活：在一日之初花点时间检讨行程，审视生命的内在罗盘，看清楚方向并调整心态，因应不可预期的挑战。
2. 安排事情的先后顺序：确认自己要做的事情究竟是「重要但不急迫」、还是「重要且急迫」，这样才能确保避免被「不重要却急迫」的事情用障眼法蒙骗。
3. 拟定一日计划表：左栏排出必须在特定时间内完成才有价值的活动，右栏列出一日之中可做的第一、第二象限的事情。

即使一天当中发生了许多迫使自己必须重新规划计划的状况时，善用第二象限（重要但不急迫）时间管理法，可以协助我们分辨哪些才是真正重要的事情。

一周结束时可以探讨以下的问题，作为自己的反省，并开始下周的使命检讨与安排：

1. 我完成了哪些目标？
2. 我遭遇到哪些挑战？
3. 我做过哪些决定？是否有将最重要的事情列为当务之急？

重要的事情一定要「找时间」去做，而不是等「有空时」去做。因此，时间管理的目的，并非只是被时钟控制，因为时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标，这是属于时间管理的层面；罗盘代表了价值、使命、信念、良知、方向，也代表价值观与生活方式，如果心中只有时钟却没有罗盘，恐怕会浪费许多时间却达不到人生的目标。